Trabalhar em casa já não é novidade para a maioria de nós, mas como encontrar lugares que tenham uma estrutura profissional para nos reunirmos com nossos clientes pode ser ainda uma grande dúvida. Muitos profissionais independentes acabam marcando em cafés, no caso de encontros mais descontraídos, ou na própria empresa do cliente – se ele tiver um espaço apropriado.

Mas e quando nós precisamos de um local fora do ambiente do cliente, como fica? Bom, uma solução para isso é alugar uma sala de reunião em coworking, por exemplo.

Quer saber mais? Veja a seguir as dicas que separamos para você encontrar o local perfeito para as suas reuniões!

Por que investir no aluguel de uma sala de reunião

Não importa se você é um freelancer que trabalha sozinho ou uma startup que precisa conter os custos para investir no produto: quando falamos de reunião com clientes ou investidores, precisamos mostrar que somos profissionais, e o ambiente que sugerimos para os encontros falam muito por nós.

Pense nisso como um investimento: quanto mais o seu prospect vir que você é um profissional comprometido com o projeto, mais ele estará aberto a fechar negócio com você! Além disso, essas reuniões podem fazer parte do seu planejamento mês a mês, sem precisar de um contrato fixo. Assim, você tem essa verba prevista, mas, se não for preciso usá-la, fica para o próximo mês.

Ainda, salas de reunião não precisam ser usadas só quando você vai encontrar clientes. Reunir a equipe em um ambiente profissional pode ajudar na produtividade das reuniões, criando limites entre trabalho e momentos de descontração. E isso não impede que todo mundo trabalhe remotamente no dia a dia, seja em coworkings, seja no home office.

Além dessas vantagens que citamos, podemos dar uma olhadinha na infraestrutura que geralmente já está instalada nos lugares disponíveis para aluguel: você pode contar com a recepção e as facilidades do escritório em si, mas também com televisão ou projetor para apresentações, sistema de som, internet, mesa de reuniões com lugares para todos, cadeiras mais confortáveis e por aí vai.

“Já usei salas de reunião para apresentar projetos. As vantagens para mim são ter um ambiente bacana e mais profissional, privacidade (silêncio) e infraestrutura (internet, data show, cafezinho…).” – Renata Santos, designer.

Isso tudo também faz das salas de reunião bons lugares para você ministrar palestras ou treinamentos, cursos, seminários pequenos, videoconferências e o que mais a estrutura permitir.

Tipo de lugares para cada tipo de reunião

Muitos fatores podem influenciar a escolha do local perfeito, desde o tipo de reunião até o perfil do cliente. Para encontros de prospecção presenciais, por exemplo, um local com mesa e cadeiras confortáveis pode ser suficiente para ter sucesso. Se a reunião for para o fechamento de um negócio grande, depois de longas negociações, como uma venda de empresa, talvez o mais apropriado seja até mesmo uma sala com sofás, que permita uma interação mais próxima.

Para cursos mais expositivos, talvez não sejam necessárias mesas. Isso vai depender do evento, pois, se houver necessidade de uso de computador ou papel e caneta, então os apoios são fundamentais. No entanto, se for uma palestra, apenas as cadeiras podem ser suficientes.

“Usei salas de reunião para um treinamento pequeno de cinco pessoas. Precisava “tirar” as pessoas da empresa (sem interrupção), pela estrutura (projeção) e pelo serviço (cafezinho, água, recepção).” Luciane Costa – Estrategista em marketing de conteúdo.

Já as calls, ou teleconferências, demandam bons equipamentos, ou pelo menos a possibilidade de você instalar os seus. Confira se o espaço fornece televisão ou projetor, boa conexão com a internet, ambiente bem iluminado e silencioso para não atrapalhar na escuta.

Como escolher o lugar de cada reunião

Verifique estas condições básicas:

• Distância do local da reunião (para você e para o cliente).
• Capacidade de ocupação da sala.
• Equipamentos e conexões: projetor ou televisão (verifique se o local oferece os cabos corretos para ligar o equipamento multimídia ao computador, por exemplo HDMI para PCs ou mini DVI para Macs).
• Infraestrutura e amenidades: tipo de mesa e cadeiras, recepção, cafezinho.

Como o óbvio às vezes também precisa ser dito, vamos lá: a distância do local da reunião, em geral, deve estar em um meio-termo entre o que fica bom para você e o que fica bom para o cliente. Outros pontos a considerar em relação à distância: se o cliente for de outra cidade, talvez você não consiga fugir do deslocamento até lá – pense nisso quando estiver elaborando o orçamento. Se o cliente for de muito longe, tente convencê-lo a fazer uma teleconferência, que é uma alternativa mais cômoda e barata para todos.

Depois, verifique a capacidade de ocupação da sala. Acomodar todos confortavelmente deve ser um dos seus principais objetivos. Ninguém fecha negócios ou aprende algo novo se estiver torto na cadeira – ou, pior, sem cadeira –, não é mesmo? Por isso, confirme o número de participantes com antecedência e certifique-se de que o local comporta todo mundo.

Como dissemos, se for preciso fazer uma apresentação, uma televisão grande, ou um projetor, é um equipamento essencial. Videoconferências profissionais também requerem equipamento específico, como aparelhagem de luz e som. Se a internet for usada, então a conexão precisa ser rápida e estável. Confirme também se é oferecido serviço de recepção, local para um pequeno coffee break etc.

Como alugar sala de reunião

Em geral, você encontra aluguel de salas de reunião por hora com facilidade nas grandes cidades. Na maioria dos casos, elas ficam em espaços de coworking ou em escritórios virtuais e não exigem que você assine um contrato mensal.

Assim, você consegue alugar salas em pontos mais estratégicos da cidade de acordo com as suas necessidades e a localização do cliente, o perfil da reunião, a infraestrutura requerida etc.

Aqui no Coworking Brasil diversos espaços têm planos de aluguel para salas de reunião mensais e avulsos também. Use o filtro de salas de reunião e encontre o coworking que mais tem a ver com o que você precisa na localização perfeita. Depois, é só usar o formulário na página do espaço para entrar em contato com eles e escolher suas datas. Simples assim.

O Ahead Coworking está situado na cidade de Apucarana Paraná e disponibiliza a locação de espaços compartilhados como sala de atendimento, reunião, auditório para cursos, palestras e workshops e estações rotativas de trabalho (workstation), além de serviços de escritório virtual. Fazemos parte do ecossistema de inovação da cidade, conectados as instituições de ensino superior e projetos de empreendedorismo e iniciativas de responsabilidade social.

Essa matéria foi originalmente postada pelo site CoworkingBrasil.com.